O que parecia filme de ficção cientifica ou os “The Jetsons” (série animada de televisão produzida pela Hanna-Barbera, exibida originalmente entre 1962 e 1963), já faz parte de nosso cotidiano. As indústrias estão sendo tomadas por robôs, internet industrial, software inteligentes fazendo trabalhos de médicos e advogados, o ecommerce que fatura muito mais com custos reduzidos de estrutura, o Airbnb fazendo sobra para os hotéis e imobiliárias, o Bitcoins, litecoins, peercoins entre outras moedas virtuais com transações milionárias ocorrendo todos os dias. Esse futuro que parecia estar restrito as indústrias, comércios e alguns ramos da prestação de serviços está atingindo de forma direta os serviços intelectuais, que deverão com certa urgência atualizar sua forma de prestar serviços.

Nesse artigo falamos do que mais entendemos, a contabilidade, serviços estes necessários para levar segurança ao cliente a auxiliá-lo no crescimento de seus negócios, porém ainda hoje muitas empresas de contabilidade, para não falar da maioria, continua afundado em serviços operacionais, principalmente a digitação de dados, só gerando custo ao cliente e não agregando nada de valores aos seus serviços e clientes.

Em 2015 lançamentos em nossa empresa a missão de nos tornar 100% digitais, ou seja, eliminar os papeis do nosso dia a dia e principalmente mitigar qualquer retrabalho ou trabalho desnecessário e com isso aproveitar 100% do nosso tempo focados nos nossos clientes.

O primeiro passo do projeto foi identificar todas as tarefas repetitivas e também os dados já existiam. A solução foi utilizar várias formas de importações de dados para posteriormente trata-los, analisa-los e valida-los. Apenas com essa primeira etapa eliminamos 61,45% de retrabalho somente em um ano.

A segunda etapa do projeto foi o foco em eliminar o papel. Primeiramente os arquivos internos do escritório e depois o envio dos clientes para a contabilidade. Somente no ano de 2015 reciclamos 625 Kg de papel. Ou seja mais de meia tonelada de papel que não possuía utilidade nenhuma, pelo contrário, estava apenas gerando custos, principalmente de tempo e espaço para armazenar e gerenciar, sem trazer qualquer benefício as partes. Hoje nosso arquivo físico se resume em um balcão, onde estão os contratos sociais físicos de nossos clientes.

Nesse momento você deve estar de se perguntando, onde estão os documentos? A resposta é: todos na nuvem, utilizando diversas tecnologias disponíveis de mercado para que nosso cliente tivesse a possibilidade de se adequar na maioria das vezes sem custo adicional nenhum.

Terceiro passo, implantamos varias tecnologias de envio e controle de documentos,  de comunicação com os clientes e internos, ferramentas de auditoria tributária, contábil e de departamento pessoal, com a finalidade de gerenciar e validar todas as informações enviadas ao fisco, evitando erros e prejuízo ao clientes.

O quarto passo está sendo trabalhar com nossos clientes a implantação do pensamento tecnológico, assessorando os mesmo a implantarem ainda mais tecnologia para facilitar a vida de todos ganhando tempo para prosperar.

Qual foi o nosso ganho?

Nosso principal ganho foi deixar de oferecer serviços operacionais e oferecer serviços inteligentes aos nossos clientes, nosso próximo artigo falaremos de tonar sua empresa inteligente.

Qual foi o ganho dos clientes?

Tempo, com a digitalização de todos os documentos e implantação de controles internos, os clientes não necessitam mais dispender tempo em organização de documentos e deslocamentos para entrega dos mesmos, estão com os números de sua empresa, em tempo real, para a tomada das decisões.

Dinheiro, com as tecnologias implantadas, maioria com custo zero, foi eliminado o retrabalho e alguns trabalhos operacionais, implantados alguns processos otimizando o tempo, o ganho maior foi em redução de custos na operação do cliente. E também a redução drástica de consumo de papel, impressora e espaço físico par arquivos.

Organização, com as tecnologias, houve a implantação de processos que muitos clientes ainda não tinham, ganhando com isso mais rapidez e eficiência na prestação de seus serviços.

Repassamos nossos ganhos também para nossos clientes! Como desenvolvemos nossa eficiência, em 2015 e 2016 não reajustamos os honorários da maioria dos nossos clientes e de alguns baixamos o valor cobrado, pois não fazia sentido o cliente pagar pelas horas que não utilizava.

OBS: Na próxima semana estaremos certificando mais 30 clientes com o Selo de Papel Zero! Acompanhe nossas redes sociais.

Nesse momento nós perguntamos: será que só as grandes empresas tem benefícios com a tecnologia?  E o futuro só chegou para elas? Sua empresa também necessita desenvolver o pensamento e filosofia digital, ou ficará ultrapassada conforme o tempo for passando?

Junte-se a nós! Vamos juntos utilizar a tecnologia para ganhar mais tempo, otimizar processos e gerar muitos novos negócios!